I. Mục đích công việc chính:
- Lập kế hoạch – Phân công – Giám sát – Quản lý – Ngăn ngừa rủi ro – Báo cáo;
- Viết các quy trình quản lý vận hành cho Bộ phận kỹ thuật áp dụng cho tất cả các Ban quản lý trực thuộc;
- Soạn thảo các tờ trình, đề xuất của Phòng trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt;
- Soạn thảo công văn thông báo của Phòng gửi các đơn vị/nhà thầu/Ban quản lý;
- Lưu trữ và sắp xếp toàn bộ các hồ sơ tài liệu kỹ thuật liên quan tới quá trình quản lý vận hành các dự án;
- Hỗ trợ các dự án soát xét và trình BLĐ Công ty phê duyệt các phiếu yêu cầu, tờ trình mua sắm hàng hóa kỹ thuật; thanh toán dịch vụ bảo trì thuê ngoài,… ;
- Quản lý, kiểm soát toàn bộ các hợp đồng dịch vụ kỹ thuật thuê ngoài;
- Thay mặt Trưởng bộ phận làm việc với các BQL để đôn đốc, chấn chỉnh công tác quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật.
II. Nhiệm vụ:
- Xây dựng hệ thống văn bản quy trình quản lý vận hành cho Bộ phận kỹ thuật quản lý tòa nhà để áp dụng cho tất cả các Dự án, ví dụ:
- – Các biểu mẫu Biên bản…áp dụng nội bộ và theo yêu cầu của Pháp luật ( PCCC, Xả thải, Cung cấp điện…)
- – Tổ chức và phân công công việc cho các vị trí kỹ thuật trong BQL
- – Quy trình QLVH các hệ thống kỹ thuật
- – Quy trình bảo dưỡng định kỳ hệ thống kỹ thuật
- – Quy trình quản lý rủi ro có thể xảy ra
- – Quy trình quản lý và tiết kiệm năng lượng
- – Quy trình quản lý thi công, nội thật
- – Đánh giá chất lượng nhà cung cấp dịch vụ…vv…
- Rà soát, điều chỉnh và triển khai hệ thống văn bản quy trình biểu mẫu tại từng dự án đáp ứng các yêu cầu về chất lượng dịch vụ kỹ thuật, quy định chung của công ty và quy định tại dự án.
- Đảm bảo các hệ thống kỹ thuật tại dự án được quản lý chặt chẽ và tiến hành với phương cách phù hợp và có tổ chức.
- Tuyển dụng nhân sự kỹ thuật QLVH cho các dự án
- Setup bộ máy Kỹ thuật cho các Dự án mới, hỗ trợ giải quyết các công việc phát sinh, tồn đọng đang vướng mắc.
- Nghiên cứu và lựa chọn Nhà thầu cung cấp dịch vụ kỹ thuật cho các Dự án về lâu dài
- Giám sát chất lượng dịch vụ kỹ thuật vận hành tại các Dự án theo định kỳ: tuần, tháng, quý, năm được áp dụng các Quy trình, Quy định do Công ty đưa ra.
- Tổ chức tập huấn, huấn luyện NVKT cho các Dự án thực hiện theo Quy trình chung tại Dự án hoặc nếu cần thiết đề xuất Công ty mời các chuyên gia tại các lĩnh vực khác nhau để đào tạo chuyên sâu cho Bộ phận kỹ thuật.
- Phối hợp với Ban QLTN các dự án đảm bảo toàn bộ các yêu cầu/ nhu cầu dịch vụ kỹ thuật từ các khách thuê được phản hồi và đáp ứng kịp thời
- Hỗ trợ xử lý, giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh cần thiết của các Ban QLTN.
- Tiến hành kiểm tra và họp định kỳ cùng với Bộ phận kỹ thuật BQL/ Ban QLTN để theo dõi, rà soát tình trạng hệ thống kỹ thuật, dịch vụ kỹ thuật và đưa ra các phương án hỗ trợ, điều chỉnh khi cần thiết.
- Tiến hành các cuộc kiểm tra dự án hàng tuần/ hàng tháng để đảm bảo dự án tuân thủ các quy định quy trình của phòng QLVH/ Công ty.
- Tham gia làm việc với các nhà thầu bảo trì, bảo dưỡng kỹ thuật và đảm bảo rằng các dịch vụ/ các sản phẩm được thực hiện với tác phong chuyên nghiệp, kịp thời và an toàn đáp ứng theo cac quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Tham gia công tác rà soát, đánh giá định kỳ chất lượng của các hệ thống kỹ thuật tại các dự án và đề xuất giải pháp cải tiến nhằm đảm bảo các hệ thống hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả tiết kiệm năng lượng
- Phối hợp với các phòng ban chuyên môn khác để xử lý các hạng mục liên quan tới kỹ thuật.
- Kiểm soát ngân sách vận hành kỹ thuật của các dự án
- Soát xét các tờ trình, đề xuất, phiếu yêu cầu liên quan tới mảng kỹ thuật của các dự án trước khi trình các phòng ban chuyên môn soát xét, trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Kiểm soát ngân sách vận hành liên quan tới mảng kỹ thuật của các Ban QLTN
- Định kỳ tuần/tháng/năm tổng hợp báo cáo Trưởng phòng về đánh giá tình trạng, hiện trạng hoạt động hệ thống kỹ thuật các dự án; đề xuất giải pháp xử lý, khắc phục, năng cấp cải tạo hệ thống kỹ thuật của các dự án.
- Báo cáo Trưởng phòng công việc đã, đang triển khai; kế hoạch công việc định kỳ
- Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng
- Chủ trì/ Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng
III. Quyền hạn:
Phạm vi quyền hạn trong công việc
- Được thừa lệnh Trưởng phòng yêu cầu các Phòng/Ban của Công ty; các Ban quản lý cung cấp các tài liệu, số liệu có liên quan hoặc phối hợp để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ được phân công phụ trách.
- Được quyền từ chối thực hiện các yêu cầu công việc không đúng với quy định của Công ty và trái pháp luật.
Phạm vi quyền hạn về tài chính
- Soát xét các tờ trình, đề xuất kỹ thuật của ác dự án
- Soát xét hồ sơ thanh toán của các nhà thầu bảo trì
Phạm vi quyền hạn quản lý
- Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng
- Cấp dưới trực tiếp:
- Bộ phận kỹ thuật tại các Ban quản lý trực thuộc
IV. Yêu cầu công việc
- Trình độ
- Học vấn: Tốt nghiệp từ Đại học chính quy trở lên chuyên ngành điện – điện tử, điện lạnh, …
2. Kinh nghiệm:
- Có từ 3 ÷ 5 năm làm việc tại vị trí tương đương hoặc Kỹ sư trưởng tòa nha
3. Kiến thức.
- Có kiến thức cơ bản về tất cả các thiết bị Cơ – Điện trong nhà cao tầng. Đặc biệt am hiểu hệ thống Điều khiển tự động của Tòa nhà cũng như các hệ thống điều khiển tự động khác của hệ thống cơ điện.
- Có kiến thức cơ bản về kiến trúc, xây dựng.
- Biết sử dụng hầu hết các dụng cụ cơ – điện.
- Có kiến thức và sử dụng thành thạo máy tính cá nhân (PC). Biết sử dụng phần mềm MS Office và Auto Cad, các phần mềm chuyên ngành kỹ thuật khác.
- Am hiểu luật pháp về quản lý vận hành tòa nhà;
- Sử dụng thành thạo các phần mềm Office như word, Execle, powerpoint
4. Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề
- Kỹ năng giám sát và quản lý
- Kỹ năng làm việc nhóm
5. Yêu cầu khác
- Tư cách đạo đức
- Khả năng chịu áp lực công việc
- Có tác phong nhanh nhẹn, linh hoạt, kiên nhẫn.
- Có trách nhiệm và cẩn thận trong công việc.
Chú ý: Bản mô tả này không nêu được hết toàn bộ công việc chi tiết của vị trí trên mà chỉ đề cập đến những nhiệm vụ chủ yếu trong phạm vi bộ phận. Tuy nhiên, mỗi cán bộ nhân viên được giữ chức vụ đều phải cam kết hoàn thành tốt công việc vì sự thành công của Công ty cũng như sẵn sàng đảm nhiệm các công việc khác được Lãnh đạo giao
