I. Mục đích công việc chính:
- Tiếp nhận các chỉ đạo, giao việc từ Giám đốc Công ty: triển khai công việc tới các nhân sự trong Phòng và các Ban Quản lý tòa nhà
- Thiết lập, tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng Quản lý vận hành;
- Xây dựng mục tiêu, kế hoạch, tiến độ, triển khai công việc, nhiệm vụ của Phòng QLVH;
- Trực tiếp làm việc với các phòng ban, các đơn vị thành viên của Tập đoàn liên quan tới công tác QLVH tại các Tòa nhà được giao quản lý;
- Nghiên cứu, đề xuất lên Giám đốc Công ty các biện pháp, các giải pháp, sáng kiến sáng tạo khả thi có liên quan đến công tác quản lý vận hành các dự án;
- Quản lý nhân sự của Phòng QLVH
II. Nhiệm vụ:
- Nhiệm vụ quản lý
- Quản lý nhân sự:
- Đảm bảo toàn bộ nhân sự của Phòng QLVH thực hiện đúng và đủ các công việc theo mô tả chức năng nhiệm vụ của từng vị trí
- Tuyển dụng và đào tạo nhân sự của Phòng QLVH: đảm bảo chất lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu công việc; tổ chức đào tạo nội bộ để các nhân sự nắm rõ và thực hiện đúng theo các nội quy và quy định của Công ty.
- Quản lý tài chính:
- Kiểm soát ngân sách vận hành của các dự án: đảm bảo chi không vượt ngân sách; sử dụng tiết kiệm và hiệu quả ngân sách
- Kiểm soát công nợ của các dự án: đảm bảo khả năng thu hồi công nợ khách thuê các dự án; không để phát sinh nợ xấu.
- Quản lý khách hàng:
- Nắm bắt được các chính sách chăm sóc khách thuê của Công ty: xây dựng Phương án quản lý và chăm sóc phù hợp với từng khách thuê. Từ đó triển khai Phương án tới các Ban QLTN
- Quản lý các hợp đồng thuê: nắm rõ các điều khoản hợp đồng cho thuê, từ đó yêu cầu và giám sát các Ban QLTN đảm bảo cung cấp dịch vụ cho khách thuê theo đúng cam kết của hợp đồng cũng như hướng dẫn yêu cầu khách thuê tuân thủ theo các quy định của hợp đồng.
- Đảm bảo các Ban QLTN thực hiện đầy đủ và thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng: tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của khách thuê kịp thời và chính xác.
- Quản lý tài sản dự án:
- Cập nhật và quản lý tài sản tại các dự án: đảm bảo kiểm soát mọi biến động tăng/giảm của tài sản.
- Quản lý và vận hành an toàn, hiệu quả các hệ thống kỹ thuật tại các dự án
2. Nhiệm vụ chuyên môn
- Công tác quản lý:
- Chủ trì xây dựng bộ máy tổ chức, nhân sự, quy trình, quy định về quản lý tòa nhà (chung cư, văn phòng thương mại, …). Quản lý, giám sát chất lượng công việc và hiệu quả công việc chung của các Ban quản lý tòa nhà.
- Tham gia tích cực vào quá trình tuyển dụng, đánh giá nhân sự của Phòng QLVH; các Ban quản lý.
- Phối hợp với Phòng Hành chính – Nhân sự để xác định các nhu cầu đào tạo, đánh giá sau đào tạo đảm bảo CBNV quản lí trực thuộc Phòng QLVH được đào tạo và phát huy đầy đủ năng lực.
- Công tác xây dựng, thiết lập hệ thống quản lý vận hành:
- Xây dựng mô hình quản lý, chức năng, nhiệm vụ của CBNV thuộc Phòng QLVH, Các Ban Quản lý tòa nhà, định biên nhân sự, nhiệm vụ, quyền hạn, tiêu chuẩn với từng vị trí làm việc.
- Xây dựng các bộ tiêu chuẩn, quy trình, quy định trong việc quản lý vận hành tòa nhà.
- Xây dựng, dự trù kế hoạch ngân sách vận hành hàng năm
- Tham gia đánh giá lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài: Chăm sóc cây; Kiểm soát công trùng,…; các nhà thầu bảo trì hệ thống kỹ thuật: Thang máy; Máy phát; PCCC; …
- Công tác quản lý vận hành:
- Phân công và quản lý, giám sát việc thực hiện công việc hàng ngày của từng CBNV trong Phòng QLVH và từng Ban quản lý tòa nhà;
- Quản lý, giám sát việc cung cấp dịch vụ của các Nhà thầu dịch vụ thuê ngoài; đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu về chất lượng dịch vụ, an ninh trật tự, PCCC, môi trường, bảo trì, bảo dưỡng,… theo các tiêu chí của hợp đồng và tiêu chuẩn, quy trình quản lý vận hành.
- Đưa ra và chịu trách nhiệm với các quyết định để xử lý các vấn đề khẩn cấp trong quá trình quản lý vận hành (trong phạm vi quyền hạn cho phép).
- Thay mặt Công ty/ Chủ đầu tư giải quyết các vấn đề liên quan tới các khách hàng thuê mặt bằng; thường xuyên duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đáp ứng các yêu cầu chính đáng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Thay mặt Công ty/ Chủ đầu tư làm việc với các cơ quan chính quyền địa phương, các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành, các khách hàng để giải quyết công việc khi cần thiết.
- Duy trì chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng phù hợp với các tiêu chuẩn đã ban hành, đảm bảo khách hàng luôn hài lòng với chất lượng dịch vụ của tòa nhà đang cung cấp.
- Công tác phát triển kinh doanh:
- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp kinh doanh, chăm sóc khách hàng, các dịch vụ gia tăng tăng doanh thu tại các Ban quản lý
- Phối hợp với Phòng Kinh doanh quảng cáo tìm kiếm khách hàng thuê mặt bằng thương mại, văn phòng để khai thác tối đa mặt bằng cho thuê tại các tòa nhà.
III. Quyền hạn:
Phạm vi quyền hạn trong công việc
- Có quyền yêu cầu các Phòng/Ban của Công ty cung cấp các tài liệu, số liệu có liên quan hoặc phối hợp để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ của Phòng QLVH.
- Có quyền quyết định trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của bộ phận và tuân thủ các quy định, quy chế về hoạt động và phân cấp hoạt động của Công ty về các lĩnh vực sau:
- Làm việc, trao đổi các nội dung chuyên môn với các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
- Triển khai thực hiện các hoạt động, quy trình, quy định liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng QLVH.
- Đề xuất với Công ty về việc cung cấp, hỗ trợ nguồn lực để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được phân công.
- Có quyền đánh giá, nhận xét và đề xuất nâng bậc chức danh, lương, khen thưởng, kỷ luật, chương trình đào tạo đối với nhân sự trong Phòng QLVH.
- Ký theo phân công, ủy quyền của Giám đốc văn bản đối nội, đối ngoại về các lĩnh vực được quyền quản lý theo chức năng nhiệm vụ của Phòng QLVH.
Phạm vi quyền hạn về tài chính
- Sử dụng ngân sách của Phòng theo quy định.
- Quyết định, phê duyệt các hồ sơ, giấy tờ thanh toán theo phân cấp tài chính.
Phạm vi quyền hạn quản lý
- Cấp trên trực tiếp: Ban Giám đốc.
- Cấp dưới trực tiếp:
- Kỹ sư trưởng
- Chuyên viên Kiểm soát chất lượng dịch vụ
- Chuyên viên viên An ninh nội bộ
- Chuyên viên Giám sát xây dựng
- Chuyên viên CSKH HO
- Trưởng Ban QLTN/ Phụ trách BQLTN
IV. YÊU CẦU CÔNG VIỆC
-
- Trình độ
- Học vấn: Tốt nghiệp từ đại học chính quy trở lên chuyên ngành Kỹ thuật: điện, xây dựng,..; chuyên ngành Quản trị kinh doanh,….
- Kinh nghiệm
- Kinh nghiệm chuyên môn: Ít nhất 08 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà, trong có có 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương
- Hiểu biết về các quy định, văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động quản lý tòa nhà tại Việt Nam.
- Kiến thức
- Có chứng nhận quản lý vận hành tòa nhà
- Sử dụng thành thạo các phần mềm Office như word, Execle, Power, Autocad
- Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết trình tốt
- Kỹ năng lập và xây dựng ngân sách
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, báo cáo
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Yêu cầu khác
- Tư cách đạo đức
- Khả năng chịu áp lực công việc
- Có tác phong nhanh nhẹn, linh hoạt, kiên nhẫn.
- Có trách nhiệm và cẩn thận trong công việc.
Chú ý: Bản mô tả này không nêu được hết toàn bộ công việc chi tiết của vị trí trên mà chỉ đề cập đến những nhiệm vụ chủ yếu trong phạm vi Phòng QLVH. Tuy nhiên, mỗi cán bộ nhân viên được giữ chức vụ đều phải cam kết hoàn thành tốt công việc vì sự thành công của Công ty cũng như sẵn sàng đảm nhiệm các công việc khác được Lãnh đạo giao
